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E-Rechnungspflicht für Handwerker: Was 2025 bis 2028 gilt

Seit Anfang 2025 ist die E-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen Schritt für Schritt Pflicht. Für Handwerksbetriebe klingt das nach Bürokratie – ist aber halb so wild, wenn man die Begriffe sortiert.

Daniel Erhard28. Juni 20268 Minuten Lesezeit

Wer kleinen Handwerksbetrieb führt, hat selten Lust auf neue Vorschriften. „E-Rechnung", „XRechnung", „EN 16931" – das sind Begriffe, die nach Wochenende-Schulungskurs klingen, nicht nach Baustelle. Und ein bisschen Frust ist berechtigt: Es ist auch wirklich eine neue Pflicht, die noch in den Köpfen ankommen muss.

Aber: die Sache ist deutlich überschaubarer, als es auf den ersten Blick wirkt. Wenn Sie die zwei zentralen Begriffe empfangen und ausstellen auseinanderhalten und wissen, was für Kleinunternehmer anders gilt, haben Sie das Thema in zehn Minuten verstanden.

Dieser Artikel macht genau das. Und am Ende zeigen wir Ihnen, wie Sie die Pflicht ohne teure Steuersoftware-Lizenz und ohne Schulungs-Wochenende erfüllen – mit einer kostenlosen App, die wir selbst für genau diesen Zweck entwickelt haben.

Was ist eine E-Rechnung überhaupt?

Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei und kein eingescanntes Blatt Papier. Gemeint ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind das vor allem XRechnung und ZUGFeRD.

Der Unterschied klingt akademisch, ist aber praktisch wichtig: Bei einer PDF-Rechnung müssen Menschen die Beträge mit den Augen ablesen und manuell ins Buchhaltungssystem übertragen. Bei einer XRechnung sind dieselben Beträge in einem Format gespeichert, das Computer automatisch auslesen können. Für den Empfänger bedeutet das weniger Tippfehler und schnellere Verarbeitung – für den Steuerprüfer ein konsistenter Datensatz, der nicht „interpretiert" werden muss.

Empfangen: gilt seit 2025 – für alle

Der wichtigste Punkt zuerst, weil ihn viele Betriebe noch nicht auf dem Schirm haben:

Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische B2B-Betrieb E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Dafür gibt es keine Übergangsfrist – und es gilt ausdrücklich auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG.

In der Praxis heißt das: Wenn Ihnen ein Lieferant, ein Großhändler oder ein gewerblicher Auftraggeber eine XRechnung schickt, müssen Sie sie annehmen, lesen und im Rahmen Ihrer Aufbewahrungspflichten ablegen können. Ein reines Papier-Ablagesystem („Drucken und in den Ordner") reicht dafür nicht mehr aus.

Was es in der Praxis braucht: ein Programm, das XRechnungen öffnen, anzeigen und revisionssicher speichern kann. Das muss kein DATEV-Vollabo sein – jede halbwegs moderne Buchhaltungs- oder Rechnungsanwendung kann das heute. Selbst kostenlose Online-Viewer für XRechnung funktionieren, sind aber für den Dauerbetrieb umständlich.

Ausstellen: gestaffelt bis 2028

Beim Ausstellen (also dem Verschicken eigener Rechnungen an Geschäftskunden) gibt es Übergangsfristen:

• 2025 und 2026: Sie dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen schicken.
• ab 1. Januar 2027: Pflicht zur E-Rechnung für Betriebe mit mehr als 800 000 € Vorjahresumsatz.
• ab 1. Januar 2028: Pflicht zur E-Rechnung für alle Betriebe im B2B-Bereich.

Wer also heute noch Papier oder PDF schreibt, hat zwar Zeit – sollte den Umstieg aber nicht auf die lange Bank schieben. Ein Software-Wechsel zwei Wochen vor der Pflichtfrist ist erfahrungsgemäß teuer und hektisch.

Wichtig zu verstehen: Die Pflicht betrifft nur B2B, also Rechnungen an andere Unternehmen. Privatkunden dürfen Sie weiterhin per PDF oder Papier abrechnen. Für einen Maler, der überwiegend Privathaushalte betreut, ist die Pflicht zum Ausstellen also weniger relevant als für einen Schlosser, der überwiegend für Architekturbüros arbeitet.

Sonderfall Kleinunternehmer (§ 19 UStG)

Gute Nachricht für viele kleine Betriebe, Nebengewerbe und Solo-Selbstständige:

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen einer E-Rechnung dauerhaft befreit (geregelt im Jahressteuergesetz 2024). Sie müssen als Kleinunternehmer also keine E-Rechnungen verschicken, weder 2027 noch 2028 noch später.

Aber – und das ist der Stolperstein, an dem viele vorbeischauen: Empfangen können müssen Sie sie trotzdem. Genauso wie alle anderen. Die Empfangspflicht gilt für jeden Betrieb, unabhängig von der Unternehmensgröße oder dem Steuerstatus.

Was bedeutet das konkret für Ihren Betrieb?

Hier eine knappe Entscheidungs-Hilfe nach Betriebssituation:

In allen drei Fällen gilt: Eine Lösung, die beides kann (empfangen + ausstellen), erspart Ihnen später den hektischen Umstieg.

Warum wir eine eigene App dafür gebaut haben

An dieser Stelle eine ehrliche Einordnung – wir verkaufen nichts, was wir nicht selbst genutzt hätten.

Anlass für die Entwicklung war ein eigener konkreter Bedarf. Daniel Erhard, der hinter rhoen-apps steht, hat selbst ein Nebengewerbe als App-Entwickler. Damit kommt der ganz normale kaufmännische Bürokratie-Apparat: Angebote schreiben, Aufträge dokumentieren, Rechnungen stellen, Belege sammeln, EÜR vorbereiten. Und natürlich: E-Rechnungen empfangen.

Der Blick in den Markt war ernüchternd. Standard-Lösungen waren entweder zu mächtig (DATEV, Lexware – ausgelegt für Betriebe mit eigener Buchhalterin), oder es war unklar, wo eigentlich die Daten liegen (US-Cloud, EU-Cloud, „Server in Frankfurt aber Mutterkonzern in Texas"), oder die Migration zu einem anderen Anbieter war nicht sauber dokumentiert. Niemand wollte ehrlich beantworten: „Was passiert mit meinen Daten, wenn ich kündige?"

Daraus entstand die Überzeugung: Es muss eine kleine, mobile, ehrliche Anwendung geben, die genau die Dinge erledigt, die ein kleiner Betrieb tatsächlich braucht – nicht mehr, nicht weniger. Mit der Datenhoheit klar beim Nutzer, mit einem kostenlosen Einstieg ohne Hintertür, und mit dem klaren Versprechen: Was Sie hier produzieren, gehört Ihnen.

Und vor allem mit einem Designprinzip, das aus dem Alltag in unserer Region kommt: Kleine Betriebe wollen keine Zeit auf Dinge verschwenden, die nichts mit ihrem Handwerk zu tun haben. Niemand möchte sich abends nach Feierabend in ein komplexes Buchhaltungssystem einarbeiten, wenn er in der gleichen Zeit auf einer Baustelle echtes Geld verdienen könnte. Eine App, die fünf Stunden Einarbeitung erfordert, scheitert in dieser Realität – egal wie viele Funktionen sie hat.

So entstand Micro-Buchhaltung Mobil: eine kleine Anwendung für genau diese Zielgruppe.

So erfüllen Sie die Pflicht – ohne neue Software zu lernen

Sie brauchen für die E-Rechnungspflicht weder ein teures Buchhaltungsprogramm noch einen Schulungstag. Mit Micro-Buchhaltung Mobil schreiben Sie Angebote, Aufträge und Rechnungen direkt auf dem Handy – auf der Baustelle, im Auto, am Küchentisch.

Was die App heute schon kann (kostenlos in der Basis-Version):

• Angebote kalkulieren mit Live-Summen-Berechnung
• Stammdaten-Katalog für Ihre wiederkehrenden Leistungen und Materialien
• Kleinunternehmer-Schalter (§ 19 UStG) direkt im Beleg – richtig ausgewiesen, mit oder ohne USt
• Offline-fähig: funktioniert auch ohne Mobilfunk-Empfang auf der Baustelle
• Als Web-App installierbar (PWA), ohne App-Store-Hürde

Was schrittweise als kostenpflichtige Erweiterungen kommt (geplant ab Sommer 2026):

• E-Rechnung (XRechnung) direkt aus der App erstellen – im richtigen Format nach EN 16931
• Belege per Foto erfassen und automatisch zuordnen
• Mahnwesen mit automatischer Fristenüberwachung
• EÜR-Auswertung für den Steuerberater
• Mehrbenutzer mit Login (für kleine Teams)
• Cloud-Sync zwischen Handy, Tablet und Desktop

Diese Erweiterungen werden in zwei Stufen angeboten: Premium für 12,99 € pro Monat und Platin für 15,99 € pro Monat mit zusätzlichen Komfort- und Team-Funktionen. Wer länger plant, spart: Quartals- und Jahresabonnements gibt es vergünstigt.

Wichtig: die Basis-Version bleibt dauerhaft kostenlos und werbefrei. Das ist keine „kostenlos für 14 Tage, dann zahlen Sie"-Falle. Wer nur die Grundfunktion braucht, soll sie dauerhaft nutzen können – ohne Druck, ohne aufdringliche Hinweise auf Bezahl-Stufen.

Häufige Fragen